- 1403/01/20
- ارسال شده توسط: همراه حساب
- بخش: مقالات
مقدمه
در تمام کسب و کار ها چیزی که اهمیت دارد این است که هیچ جزئیات و نکته ای از چشم نیوفتد. افراد و صاحبان مشاغل مختلف باید در خصوص همه مسائل و حساب های شرکت شان آگاهی و مستندات کافی را داشته باشند. در همین زمینه است که اهمیت آموزش حسابداری در کسب و کار ها مشخص می شود. از این رو بررسی نکات کلیدی حسابداری برای کسب و کارها بسیار اهمیت دارد. داشتن بخش حسابداری در شرکت ها برای جمع آوری مستندات مالی و پرداخت ها، بررسی سرمایه ها و بررسی سود و ضررها بسیار ضروری و مورد نیاز می باشد.
شاید با شنیدن عنوان نکات حسابداری برای کسب و کارها، بسیاری از صاحبان کسب و کار به دنبال ارائه فرمول‌های حسابداری خاص، نکاتی از ثبت یا اصلاح اسناد و یا چالش‌هایی از صورت‌های مالی به ویژه اظهارنامه مالیاتی باشند؛ واقعیت این است که موارد فوق در جایگاه خود از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند، اما نکات مهم حسابداری به مباحث ریشه‌ای‌تری می‌پردازد
مهم‌ترین نکته در حسابداری انجام قانونی و درست کلیه وظایف و تکالیف واحد اقتصادی به گونه‌ای است که سازمان امور مالیاتی بر روی کسب و کار شما حساس نشود. به بیان دیگر، طوری رفتار نکنید که سازمان، کسب و کار شما را زیر ذره‌بین قرار دهد و با رسیدگی مداوم به صورت‌های مالی و اسناد و مدارک شما به دنبال کشف اشتباهات باشد.
بی احتیاطی های یک حسابدار
در این جا به بررسی یک سری بی احتیاطی هاو اشتباه های حسابدار یک مجموعه و راه های جلوگیری از اشتباه در مبحث حسابداری می پردازیم.
- کنترل نکردن حسابها
هیچگاه از چک کردن دوباره اسناد خودداری نکنید. برخی افراد تصور می‌کنند که هیچ نیازی به چک کردن دوباره اطلاعات ندارند. این در حالی است که حسابداری به حساسیت و دقت بسیاری نیاز دارد. به همین خاطر باید فرد هر سند را حداقل یک بار بعد ثبت بررسی نماید. در چنین شرایطی میزان انواع خطا در حسابداری او به حداقل می‌رسد.
- تاییدیه نگرفتن از مدیرعامل
بهتر است بدون تاییدیه گرفتن از مدیر عامل هیچ کاری انجام ندهید .و برای ارسال گزارش ها و یا هر کار مهم دیگر حتما از مدیرعامل تاییدیه بگیرید و نگه دارید .
- جدا نکردن هزینه های شخصی را از هزینه های کلی و عمومی شرکت
بهتر است برای بررسی ها و حساب های مرتبط به کسب و کار تان یک حساب بانکی جدا و متمایز را اختصاص بدهید. این امر خصوصا در زمانی که شما می خواهید هزینه ها و کسری های حسابتان را بررسی نمایید باعث صرفه جویی در زمان می شود. به طور کلی از حساب های بانکی جدا برای کار های شخصی و کسب و کارتان استفاده کنید. این کار به شفاف سازی حساب ها بسیار کمک می کند. اگر که حتی سرمایه های شخصی خود را در کسب و کار تان وارد کرده اید، دقت داشته باشید که مستندات کافی را در خصوص حساب و ورودی ها و خروجی ها داشته باشید.
یکی دیگر از مزیت های داشتن حساب بانکی و کارت بانکی مجزا برای کسب و کار شما که فقط برای آن مورد استفاده قرار می گیرد، این است که همچنین به شما کمک خواهد کرد تا از پرداخت های مالیاتی بی مورد و مسائل قانونی مرتبط با حساب های شرکت تان معاف شوید. باید به این نکته توجه داشته باشید که شما نمی توانید هزینه ها و حساب های شخصی تان را برای بررسی ها و حساب های مالیاتی از کل حساب شرکت کسر کنید.
یعنی هنگامی که شما از یک حساب مشترک برای هزینه های شخصی تان و هزینه های شرکت استفاده می کنید، مالیات به همه ی هزینه های حساب تعلق می گیرد.به طور کلی از نقطه نظر نکات کلیدی حسابداری کسر هزینه های شخصی از هزینه های شرکت در اظهارنامه های مالیاتی مجاز نیست و در صورت انجام این کار شما مشمول جریمه های بیشتری می شوید.
- نداشتن نگهداری مناسب از سوابق مالی
نگهداری سوابق مالی کافی در طول سال، از دیگر نکات کلیدی حسابداری است که صحت و درستی صورت‌های مالیاتی فراهم‌شده را تضمین می‌کند. ناکافی‌بودن سوابق مالی می‌تواند شبهه‌برانگیز باشد یا بدتر از آن، کسب‌وکار شما را در معرض خطر حسابرسی قرار دهد
سرمایه‌گذاری جهت تهیه یکی از نرم‌افزارهای اساسی و اصلی حسابداری برای کسب وکار، راهکاری است که به‌باور افراد صاحب‌نظر از بروز چنین مسائل و مشکلاتی پیشگیری می‌کند. استفاده از این نرم‌افزارها چندان دشوار و پیچیده نیست (کاربرپسند هستند)، ارزان‌اند و اطلاعات شما درباره درآمدها و هزینه‌های کسب وکار را به‌روز نگه می‌دارند.
- فراموش کردن به روز رسانی یادداشت ها و مستندات حسابداری
نکته ای که در خصوص امور حسابداری اهمیت دارد و می توان آن را از جمله نکات کلیدی حسابداری به حساب آورد این است که در طول هفته زمان هایی را برای طبقه بندی اطلاعات و مستندات حسابداری تان اختصاص دهید و از جمع شدن همه مدارک و قبض ها و رسید ها خودداری کنید.
این مسئله خصوصا در مورد برگه ها و امور مالیاتی صدق می کند. با نزدیک شدن به فصل برآورد هزینه های مالیاتی و پرداخت مالیات در صورت منظم نکردن از پیش مدارک و پرداخت ها، این مسئله می تواند برایتان دردسر ساز شده و وقت زیادی را از شما بگیرد. حتی ممکن است در برآورد ها دچار اشتباهاتی نیز شوید.
- نگه نداشتن صورت حساب های پرداخت حقوق کارمندان
پرداخت حقوق کارمندان، از جمله حقوق خود شما، ممکن است به صورت تقریبی حدود 70 درصد از بودجه شرکت را شامل شود. و بخش عمده ای از هزینه ها به این پرداخت ها مربوط می شود. باید در خصوص همه پرداختی ها ،حقوق و مزایا و حتی پاداش هایی که باید پرداخت شوند، دقیق باشید.
در زمینه نکات کلیدی حسابداری و استفاده از یک نرم افزار حسابداری، دقت داشته باشید که نرم افزار شما باید بتواند تمامی حقوق و دستمزد ها را به همراه مالیات بر ارزش افزوده به دقت برآورد کرده و مستند بسازد، تا از این طریق کار شما را راحت تر کرده و به شما کمک کند.
- عدم پشتیبان گیری روزانه از نرم افزار
تهیه یک نسخه پشتیبان از اطلاعات هاست، زمان و هزینه زیادی نمی‌طلبد و کار سختی نیست اما تهدید یا آسیب رسیدن به اطلاعات، می‌تواند برای صاحبان سایت و کسب‌وکار خسارت‌های بسیاری به بار آورد و زمان زیادی برای بازگردانی یا بازسازی اطلاعات از دست رفته نیاز است.
بهترین راه برای نگهداری و ذخیره کپی داده‌ها، حفظ آن‌ها در سخت‌افزار جدا از سیستم اصلی است؛ این محل ذخیره اضافی می‌تواند به سادگی یک درایو خارجی یا USB یا چیز اساسی‌تر مانند یک سیستم ذخیره سازی دیسک یا حافظه ذخیره سازی ابری باشد.
- بایگانی کردن اسناد حسابداری بدون ضمائم و امضا
یادتان باشد همیشه باید سند را مستند کنید. ضمیمه سند، آن‌قدر باید شفاف و جامع باشد که لازم نباشد کسی بخواهد بابت یک سندی توضیح اضافه بدهد. ضمائم و بایگانی همیشه مهم هستند!
برای مثال:
- برای افتتاح یک سپردۀ بانکی گواهی سپرده باید ضمیمه‌اش باشد.
- برای دریافت وام، برگۀ دریافت وام که از بانک گرفته‌اید، باید ضمیمۀ سند باشد.
- برای کارمزد بانکی، پرینت بانکی که کارمزد داخلش هست یا خود آن قبض کارمزد،باید ضمیمه‌اش باشد.
- برای ثبت چک تضمین حتما کپی آن ضمیمه باشد و در موقع عودت چک مربوطه، رسید اخذ شده ضمیمه گردد.
- برای واریزی‌ها حتماً حوالۀ واریزی یا حداقل پرینت بانکی ضمیمۀ سند باشد.